Uitnodigingen die verrassen – leuk, origineel en nét even anders!

Een uitnodiging is het begin van jouw moment. Nog vóór het evenement start, zet jij al de toon. De manier waarop iemand de uitnodiging ontvangt, opent en beleeft, bepaalt direct de verwachting. Met een creatieve, tastbare vorm verras je vanaf de eerste seconde en bouw je nieuwsgierigheid op nog vóór de datum in de agenda staat. Of het nu gaat om een opening, jubileum, relatie-event of personeelsbijeenkomst, een bijzondere uitnodiging trekt aandacht, wordt bewaard en maakt jouw bijeenkomst nét wat memorabeler.

Pop-up Huisje – Stater

Voor het 20 jaar jubileumfeest van Stater maakten we een Pop-up Huisje als uitnodiging, volledig in lijn met hun branche. De knipoog dat “het dak eraf gaat” zorgde voor een speelse link tussen vorm en boodschap, terwijl op de uitnodiging ook een privéwebsite met wachtwoord stond vermeld waar genodigden zich konden aanmelden voor het feest.

Turning Card – EuroSys

Voor Business2Beach, het inspirerende netwerkevent van EuroSys, ontwikkelden we een Turning Card die perfect aansloot bij de zomerse strand setting én het zakelijke karakter van het event. Door de kaart te draaien ontvouwde stap voor stap het programma en de boodschap, waardoor ontvangers actief betrokken werden bij de uitnodiging. Deze interactieve uitnodiging zetten direct de juiste toon voor een energieke en verbindende dag aan het strand.

BliQje – Slump Catering en Events

Voor het 30-jarig jubileum van Slump Catering en Events uit Bant ontwikkelden we een feestelijk BliQje-uitnodiging, die perfect aansloot bij het thema “The Tasty Thirties”. In het BliQje zat een inlegkaart met alle eventinformatie én een zakje Skittles als smakelijke teaser, waardoor de beleving al begon bij het openen van de brievenbus. De combinatie van vorm, verrassing en iets lekkers zorgde voor een speelse en passende uitnodiging voor aan avond vol drankjes, hapjes, entertainment en gezelligheid.

Flessenpost – Nobel Biocare

Voor het Nobel Biocare Najaarssymposium ontwikkelden we een bijzondere Flessenpost als uitnodiging, perfect passend bij het thema een ‘sprong in het diepe’ én de locatie het Drijvend Paviljoen in Rotterdam. De fles fungeerde niet alleen als originele blikvanger, maar ook als complete verzendverpakking, voorzien van adressticker en gevuld met een uitgebreide uitnodiging waarin het wetenschappelijke programma, het thema ’toegepaste innovatie’ en de inschrijfinformatie helder werden toegelicht.

Vijf veelgestelde vragen rondom uitnodigingen

Een goede uitnodiging roept altijd vragen op. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen, zodat je precies weet waar je op moet letten bij het organiseren en versturen van jouw uitnodiging.

Wanneer verstuur je een uitnodiging voor een event?

De timing van een uitnodiging is bepalend voor de opkomst. Voor zakelijke events, openingen of jubilea wordt de uitnodiging meestal zes tot acht weken vooraf gestuurd. Bij grotere evenementen of exclusieve bijeenkomsten kan dit zelfs tien tot twaalf weken zijn. Het doel is dat de datum tijdig in de agenda wordt gereserveerd, zonder dat het moment weer wordt vergeten. Werk je met een save-the-date? Dan kun je eerder aankondigen en later de officiële uitnodiging sturen met het volledige programma.

Hoe zorg je dat een uitnodiging écht opvalt?

Opvallen begint bij vorm en beleving. Een standaard kaart wordt sneller weggelegd dan een interactieve of tastbare uitnodiging. Denk aan een verrassende vorm, een originele mailing of een verpakking die nieuwsgierig maakt. Ook personalisatie helpt: wanneer iemand ziet dat de uitnodiging speciaal voor hem of haar bedoeld is, stijgt de betrokkenheid direct. Het doel is dat de ontvanger niet alleen leest, maar ook ervaart.

Wat moet er minimaal in een goede uitnodiging staan?

Een sterke uitnodiging bevat altijd de basisinformatie: datum, tijd, locatie en een duidelijke aanmeldmogelijkheid. Daarnaast is context belangrijk. Waarom wordt het event georganiseerd? Wat levert het de genodigde op? Bij zakelijke bijeenkomsten is het programma of thema vaak doorslaggevend. Zorg dat de informatie overzichtelijk is opgebouwd en dat de call-to-action duidelijk zichtbaar is.

Kies je voor digitaal of fysiek uitnodigen?

Dat hangt af van de doelgroep en het doel van het evenement. Een digitale uitnodiging is snel en efficiënt. Een fysieke uitnodiging creëert meer aandacht en beleving. Voor exclusieve events, jubilea of merkactivaties heeft fysiek vaak meer impact. Het blijft letterlijk op tafel liggen en wordt minder snel vergeten. In sommige gevallen is een combinatie van beide ideaal.

Hoe verhoog je de aanmeldingen voor een event?

Duidelijkheid en gemak zijn essentieel. Maak inschrijven eenvoudig, bijvoorbeeld via een persoonlijke link of QR-code. Benoem concreet wat de meerwaarde is van aanwezigheid. Het is ook mogelijk om iets lekkers of een kado bon mee te sturen met de uitnodiging, als extraatje. Werk eventueel ook met herinneringen of een subtiele follow-up. Hoe persoonlijker en relevanter de uitnodiging, hoe groter de kans dat iemand daadwerkelijk komt.